• Vollzeit
  • Berlin

Officemanager*in und Teamassistent*in

Über die European Climate Foundation
Die European Climate Foundation (ECF) ist eine philanthropische Initiative, die sich für die Bewältigung der Klimakrise einsetzt. Wir unterstützen über 500 Partnerorganisationen dabei, die Umsetzung des Pariser Abkommens voranzutreiben, einen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten und einen sozial verantwortlichen Übergang zu einer klimaneutralen Wirtschaft zu organisieren. Es ist unser Ziel, verschiedene Perspektiven und Hintergründe zusammenzubringen, um dem Klimawandel nachhaltige, soziale und innovative Lösungen entgegenzusetzen. Daher fördern wir auch Vielfalt und Inklusion in unserer Organisation.

Aufgaben der Stelle

Office Manager*in und Teamassistent*in

Sie unterstützen das Team bei der täglichen Verwaltungsarbeit und übernehmen Aufgaben der Büroorganisation.

Office Management – 50%

  • Erste Anlaufstelle für verschiedenste Anliegen im Büro
  • Begrüßung von Besucher*innen, Annahme von Telefonanrufen, Verteilung und Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post
  • Hauptansprechpartner*in für den Vermieter und ggf. die Untermieter
  • Abstimmung mit der Hausverwaltung und externen Dienstleistern, um die Instandhaltung des Büros zu gewährleisten
  • Unterstützung der Berliner Mitarbeiter*innen und Besucher*innen
  • Organisation von internen und externen Feiern und Veranstaltungen
  • Unterstützung bei der Organisation von größeren Veranstaltungen (z.B. Vorstandsmeetings), die in Berlin stattfinden
  • Unterstützung bei der Erstellung, Aktualisierung und Kommunikation von Bürorichtlinien
  • Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen
  • Überblick über im Büro stattfindende Veranstaltungen, inkl. Catering-Bestellungen bei Bedarf
  • Unterstützung und Mitwirkung an weiteren Projekten, im Rahmen der Mitarbeit im Office Management- und HR-Team

Team-Assistenz, Deutschland-Programm – 50%:

  • Administrative Unterstützung des Teams und des Programm-Direktors
  • Planung von Telefonaten und Besprechungen, mit internen und externen Teilnehmer*innen
  • Organisation und Logistik von In- und Auslandreisen, Besprechungen und Konferenzen, inkl. der Buchung von Veranstaltungsorten, Reisevorbereitungen und Rechnungabwicklung
  • Unterstützung bei der Planung der Jahrestagung des Teams sowie weiteren Veranstaltungen
  • Verantwortung für das Informationsmanagement des Teams, unter Verwendung von SharePoint, Microsoft Teams und Slack
  • Unterstützung des Teams bei der Anwendung von internen Richtlinien und Abläufen in allen operativen Angelegenheiten
  • Unterstützung beim Onboarding von neuen Teammitglieder*innen
  • Abwicklung von Rechnungen und Spesenabrechnungen
  • Gelegentliche Rechercheprojekte

Erfahrung und Kompetenzen

  • mehrere Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich
  • Starkes Interesse an der Organisation von Arbeitsabläufen, sowie an den Zielen und Werten der Organisation
  • Eigeniniative und selbstständiges Handeln, sowie Teamfähigkeit
  • Lösungsorientierte, positive Einstellung mit Liebe zum Detail
  • Sehr gute Organisations- und Planungsfähigkeiten
  • Spaß am Umgang mit Zahlen
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Excel, Powerpoint, Word)
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkentnisse (in Wort und Schrift). Andere Sprachen (wie Französisch, Arabisch, Türkisch, Farsi) sind von Vorteil
  • Enthusiastisch, mit Sinn für Humor

Was wir Ihnen bieten

  • Die Gelegenheit, Teil eines dynamischen, internationalen Teams zu werden, das sich engagiert für den Schutz des Klimas einsetzt
  • Ein flexibles Arbeitsumfeld, um sich zu entwickeln und herauszufordern
  • Einen 2-Jahres-Vertrag in Vollzeit (mit einer sechsmontigen Probezeit und der Möglichkeit zur Verlängerung)

Ort: Berlin, Deutschland. (Bewerber*innen sollten über eine Arbeitserlaubnis verfügen.)

Start: So bald wie möglich.

So bewerben Sie sich: Bitte laden Sie Anschreiben und Lebenslauf (auf Englisch) bis zum 23.5.2022 auf der Cezanne-Plattform hoch.

Mehr Informationen finden Sie unter https://europeanclimate.org/

Wir freuen uns, wenn Sie sich in Ihrer Bewerbung auf Talents4Good beziehen. Um sich für diesen Job zu bewerben, besuchen Sie bitte cezanneondemand.intervieweb.it.