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Office Manager:in

Talents4Good sucht für die Körber-Stiftung eine:n

Office Manager:in
in Berlin in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt

>>> Leider nehmen wir für diese Stelle keine Bewerbungen mehr entgegen <<<

Über die Körber-Stiftung

Wir wollen Gesellschaft besser machen und setzen uns daher für internationale Verständigung, eine lebendige Bürgergesellschaft und eine Debatte über Richtungen und Ziele von Innovation in Wissenschaft und Gesellschaft ein. Unsere private, gemeinnützige Stiftung hat Ihren Sitz in Hamburg.

Wir fördern das Gespräch über nationale, politische, kulturelle und religiöse Grenzen hinweg und bringen bei unseren internationalen Dialogen zu deutscher und europäischer Außenpolitik, darunter der Bergedorfer Gesprächskreis und das Berlin Foreign Policy Forum, relevante Akteur:innen an einen Tisch.

Als operative Stiftung setzen wir uns aktiv für einen gesellschaftlichen Dialog ein, der Menschen unterschiedlicher politischer, sozialer und kultureller Herkunft zusammenführt. Mit unseren Projekten reagieren wir auf gesellschaftliche Herausforderungen, entwickeln eigene Ideen und Formate und setzen diese um.

Im Hauptstadtbüro der Körber-Stiftung ist der Bereich Internationale Politik angesiedelt, der mit Dialog- und Austauschformaten Beiträge zu einer besseren internationalen Verständigung leistet und Impulse für die deutsche Außenpolitik gibt.

Wir suchen für dieses Büro mit zehn Mitarbeitenden und einer Bereichsleitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n erfahrene:n und engagierte:n Office Manager:in in Vollzeit als Nachfolge für unsere aktuelle Kollegin.

Ihre zukünftigen Aufgaben

Als Office Manager:in sind Sie Herz und Seele unseres Hauptstadtbüros und für die reibungslosen Abläufe unseres Tagesgeschäfts verantwortlich. Neben allgemeiner Büroverwaltung und Unterstützung des Teams im Alltag übernehmen Sie auch Assistenzaufgaben für die Bereichsleitung.

Im Einzelnen gehören dazu folgende Aufgaben:

  • Sie sind für alle organisatorisch-logistischen Aspekte des Bürobetriebes verantwortlich, stimmen sich dafür selbstständig mit Dienstleistern sowie der Hausverwaltung ab und ergreifen zur Lösung kleinerer Probleme selbst die Initiative.
  • Sie behalten den terminlichen Überblick für das gesamte Hauptstadtbüro, pflegen den gemeinsamen Kalender und koordinieren interne sowie externe Terminanfragen.
  • Sie bereiten Meetings organisatorisch vor und nach. Zudem sind Sie für den adäquaten Empfang und die Betreuung hochrangiger Gäste aus Politik, Wissenschaft, Bildung und Kultur verantwortlich.
  • Sie übernehmen selbstständig alle gängigen Sekretariatsaufgaben und führen fehlerfreie Korrespondenz auf Deutsch und auf Englisch, schriftlich wie auch telefonisch.
  • Sie planen und organisieren die In- und Auslandreisen der Leiterin des Hauptstadtbüros und stimmen im Nachhinein die Reisekostenabrechnung mit der Buchhaltung ab.

Ihr Profil

Unsere Profilbeschreibung enthält eine Vielzahl von Kompetenzen, die wir für diese Stelle als relevant empfinden. Das soll Sie aber nicht daran hindern, sich zu bewerben, falls nicht alle Punkte gleichermaßen auf Sie zutreffen.

  • Sie haben bereits mehrere Jahre erfolgreich in einer vergleichbaren Position gearbeitet.
  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliche oder verwaltungstechnische Grundkenntnisse oder ähnliche Erfahrungen.
  • Sie verfügen über einwandfreie Rechtsschreibkenntnisse und ein sehr gutes Ausdrucksvermögen. Zudem schreiben und sprechen Sie Englisch verhandlungssicher.
  • Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Anwendungen und sind mit digitalen Kollaborationstools vertraut (z.B. zoom, Teams, etc.).
  • Sie sind erfahren im Umgang mit Dienstleister:innen und hochrangigen Gästen. Dabei treten Sie jederzeit professionell auf.
  • Sie zeichnen sich durch Selbstorganisation und Resilienz aus und haben Freude daran, Ihre Aufgaben eigenständig zu priorisieren.
  • Sie verbinden Durchsetzungsvermögen mit einer freundlichen und verbindlichen Art und haben Freude an der Zusammenarbeit im Team.
  • Sie begeistern sich für die Themen der Körber-Stiftung und interessieren sich für das politische Geschehen in Deutschland, idealerweise für Außenpolitik.

 

Wir bieten Ihnen

  • Eine vielseitige Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum und langfristiger Perspektive bei einer etablierten international agierenden Stiftung.
  • Die Möglichkeit, Einblick in spannende stiftungseigene Projekte zu bekommen und Gastgeber:in für viele interessante und internationale Persönlichkeiten zu sein.
  • Ein wertschätzendes Arbeitsklima in einem innovativen, hilfsbereiten und dynamischen Team.
  • Einen unbefristeten Vollzeit-Arbeitsvertrag mit einer attraktiven Vergütung inklusive vieler Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und einem Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr.
  • Ein sehr schönes, repräsentatives Büro im Herzen Berlins mit Blick auf das Brandenburger Tor.

 

Wenn Sie Lust darauf haben, organisatorisch tätig zu werden, mit unterschiedlichen Menschen zu interagieren und mit uns einen Beitrag zur internationalen Verständigung zu leisten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Starttermins ausschließlich über das Onlineformular an Talents4Good. Bitte schicken Sie uns keine Zeugnisse; diese fordern wir ggf. bei Ihnen nach.

>>> Leider nehmen wir für diese Stelle keine Bewerbungen mehr entgegen <<<

Bei Fragen melden Sie sich gerne bei Talents4Good!

Mehr Informationen finden Sie unter http://www.koerber-stiftung.de