• Vollzeit
  • München
  • Bewerbung ist abgeschlossen

Office Manager (w/m/*)

Im Laufe der vergangenen sechs Jahrzehnte hat sich die Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) zum zentralen globalen Forum für die Debatte sicherheitspolitischer Themen entwickelt. Jedes Jahr im Februar kommen über 450 hochrangige Entscheidungsträger aus aller Welt zusammen, um über aktuelle und zukünftige sicherheitspolitische Herausforderungen zu diskutieren. Zusätzlich zur jährlichen Hauptkonferenz in München veranstaltet die MSC weltweit Veranstaltungen zu verschiedenen Themen und Regionen und veröffentlicht den jährlich erscheinenden Munich Security Report sowie andere Publikationen zu ausgewählten sicherheitspolitischen Herausforderungen. Mit all ihren Aktivitäten zielt die MSC darauf ab, Vertrauen zu fördern und zur friedlichen Beilegung von Konflikten beizutragen, indem sie einen anhaltenden, kuratierten und zugleich informellen Dialog innerhalb der internationalen Sicherheitsgemeinschaft ermöglicht.

Zur Verstärkung unseres Teams in München suchen wir eine*n

Office Manager (w/m/*)
in München, in Vollzeit, zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Als Office Manager sind Sie ein wichtiger und integraler Bestandteil der Abteilung Finance, Accounting & Administration und in alle Vorgänge und Aktivitäten im Bereich Office Management und Administration involviert. Ihr Zuständigkeitsbereich umfasst alle Liegenschaften der MSC.

Ihre Aufgaben

  • Liegenschaftsverwaltung:
    • Verwaltung von Büroflächen
    • Umzugsmanagement
    • Management externer Immobiliendienstleister
    • Beauftragung, Planung und Überwachung von Wartungsarbeiten und technischen Inspektionen
    • Verwaltung und Koordinierung von externen Dienstleistern
    • Verwaltung und Zugangskoordinierung der Bundeswehrlage
  • Vertrags-, Versicherungs- und Kostenmanagement:
    • Verwaltung von Versicherungen inkl. Schadensabwicklung
    • Prüfung von Mietverträgen
    • Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle
  • Verwaltung des Fuhrparks / Poolfahrzeuge
  • Verwaltung von Anlagevermögen / Inventar
  • Markenrechtsverwaltung
  • Prüfung und Organisation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
  • Identitätsmanagement (CI) und Bürogestaltung
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, Sonderprojekten und Meetings
  • Teamassistenz in Vertretung

Ihr Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium der Betriebswirtschaft resp. eines verwandten Studiengangs oder mind. zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management
  • Erste Erfahrung im Bereich Office Management, Vertrags- und Versicherungsmanagement
  • Analytisches Denkvermögen und eine schnelle Auffassungsgabe
  • Sicherer Umgang mit MS-Office (Insb. Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Zuverlässigkeit sowie gewissenhafte, präzise, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
  • Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Hands-On-Mentalität

Wir bieten

  • Eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem hochmotivierten und jungen Team
  • Die Chance, eigene Ideen zu realisieren
  • Die Möglichkeit, strukturelle Neuerungen in den entscheidenden Schritten zu begleiten und eigenverantwortlich zu verwirklichen
  • Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen
  • Ein dynamisches und herzliches Team, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird und das sich um Ihre schnelle und vollumfängliche Einarbeitung kümmert
  • Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Teamevents in außergewöhnlichen Locations
  • Ein flexibles und agiles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (Umfang nach Absprache) und vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten

Der Arbeitsplatz befindet sich in München in zentraler Lage, in fußläufiger Entfernung zu Hauptbahnhof und Karlsplatz (Stachus). Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Stunden / Woche). Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben & Lebenslauf als eine PDF-Datei) per E-Mail. Bitte geben Sie Ihre Gehaltsvorstellung und den frühestmöglichen Eintrittstermin an. Frühzeitige Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht, Bewerbungsschluss ist der 29. Januar 2023.

Stiftung Münchner Sicherheitskonferenz gGmbH
Betreff „Office Manager”
Karolinenplatz 3
80333 München

[email protected]

Mehr Informationen finden Sie unter https://securityconference.org/ueber-uns/stellenangebote-ausschreibungen/